Tout professionnel du recrutement concèdera que refuser une candidature n’est pas toujours aisé. La plupart du temps, il s’agit de trouver le juste équilibre entre transparence et délicatesse, là où d’autres considèrent qu’une non-réponse en est une ou se contentent d’un simple mail dépersonnalisé. Pourtant, cette étape du parcours candidat constitue une pierre angulaire de la marque employeur. Comment alors conserver vos exigences de recrutement tout en demeurant attractif auprès des candidat·e·s, quand bien même ils n’auraient pas été retenu·e·s pour le poste ?

Nous vous proposons 5 astuces pour rester en bons termes avec vos candidat·e·s (c’est toujours mieux) et, surtout, pour transformer votre réponse négative en opportunités !

Quelle que soit votre réponse, la réactivité est l’un des points clés de l’expérience candidat·e. De son point de vue, votre réponse est importante pour avancer dans ses recherches, qui restent suspendues à votre réponse. Il est donc très important d’être transparent et de donner le plus de visibilité possible aux candidat·e·s sur votre processus de recrutement. N’hésitez pas, le plus tôt possible, à en présenter les différentes étapes et échéances, leur durée et à vous engager sur un délai de retour.

Par ailleurs, être accessible vous permettra une prise de contact plus humaine et d’induire un sentiment de sincérité dans l’échange. Cette proximité passe également par la personnalisation de votre réponse. Un message de refus standardisé et déclinable peut parfaitement faire l’affaire, du moment que le refus n’est pas trop impersonnel.

Refuser une personne ne signifie pas qu'elle n'est pas qualifiée pour le poste, mais plutôt qu'elle n'est pas nécessairement le meilleur choix parmi tous vos candidat·e·s. Chacune d’entre elles possède des compétences et des expériences uniques, ce qui peut rendre la sélection difficile. C’est là que votre retour peut faire la différence ! 

En justifiant votre décision par des éléments concrets et factuels, vous ne laissez aucune place à l’interprétation et permettez donc à la personne de mieux comprendre le refus de sa candidature.

Démarquez-vous sur ce point en apportant un retour personnalisé ! Il s’agit de témoigner d’une prise en charge individualisée selon les profils, parcours et échanges que vous aurez eu. En donnant des exemples concrets de ce qui vous a manqué chez le ou la candidat·e, vous lui donnez une meilleure idée de ce qu'il ou elle doit travailler pour réussir à l'avenir.

Pour ne pas rester sur une note négative, soyez force de proposition ! Amenées avec bienveillance et professionnalisme, certaines observations et/ou motifs peuvent d’ailleurs s’avérer très utiles pour le ou la candidat·e pour faire mieux la prochaine fois !

Grâce à une rapide prise de note réalisée en amont (entretien, sourcing, etc.), relevez quelques axes d’amélioration à mettre en avant auprès de ou de la candidat·e en cas de refus. Toujours avec bienveillance, c’est aussi une bonne manière de montrer toute l’attention que vous portez à chaque profil et d’humaniser votre processus de recrutement.

En qualité de recruteur·se, votre feedback est crucial pour les candidat·e·s et donne au refus son caractère véritablement constructif. Qu’elles portent sur vos échanges, les compétences, la flexibilité et autres, n’oubliez pas que vos recommandations ne pourront qu’être bénéfiques au candidat, bénéficiant alors d’un regard professionnel et critique sur leur démarche.

Enfin, vous pouvez préparer votre propre arsenal d’outils à recommander à vos candidats pour enrichir leur parcours. De nombreuses solutions existent aujourd’hui pour s’entraîner, découvrir ou se perfectionner sur des thématiques précises. Voici celles que nous avons rassemblées pour vous :

• Des outils d’entrainement en ligne comme des vidéos, tutos et formations sur les différentes étapes de la candidature. Il existe également de nombreux simulateurs d’entretien (comme celui disponible ici) qui permettent de faire de bonnes mises en situation pour anticiper la phase de l’entretien.
• Des guides de conseils sur des éléments précis comme le CV, la lettre de motivation, ou les techniques d’entretien.
• Des groupes et forums de discussions en ligne pour développer son réseautage et pour mieux cerner les tendances/enjeux de son secteur

Enfin, il est important de ne pas perdre de vue que les candidat·e·s refusé·e·s peuvent à l’avenir être de potentiel·le·s client·e·s, collaborateur·ice·s ou partenaires. Il est donc important de rester en bon termes et d’aborder chaque échange avec respect et considération, même si la personne n’est pas retenue pour le poste.

Par ailleurs, il est important de ne pas être trop définitif dans votre réponse, en laissant la porte ouverte à une potentielle future collaboration. Cette ouverture ne vous engage à rien et permet de renforcer l’idée que vous croyez en vos candidat·e·s ainsi qu’en leur potentiel de développement. 

En somme, gardez à l’esprit qu’un refus ne sera pas systématiquement une mauvaise expérience pour les candidat·e·s tant que celui-ci reste rapide, bienveillant et constructif. De nombreuses méthodes existent et il n’appartient qu’à vous de vous les approprier pour parfaire votre parcours candidat, et booster votre attractivité sur le marché de l’emploi !

Et vous, quels actions avez-vous mise en place pour rendre votre parcours candidat plus agréable ?